Subcontract Administrator / Procurement Lead in Kaiserslautern, Deutschland

Stellenbeschreibung

Ziel der Stelle (Kurzbeschreibung des Aufgabengebietes)

• Arbeitet als Subunternehmervertragsverwalter/in der Einkaufsabteilung/Vertragsverwaltung

• Leitet die Einkaufsabteilung / Beschaffung weitgehend eigenständig und nach Absprache mit dem /der

Vorgesetzte/n

• Fachliche Führung sowie Weiterentwicklung der Einkaufsabteilung / Beschaffung

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Analysiert und kontrolliert Ausschreibungen, berät das Management in Risikofragen und stellt sicher, dass

Angebote korrekt und termingerecht eingereicht werden

• Unterstützt Vertragsverhandlungen in Bezug auf neue Aufträge um den bestmöglichen Preis, die bestmöglichen

Konditionen im Sinne des Konzerns zu erhalten

• Stellt sicher, dass alle vertraglichen Vereinbarungen im Voraus zu firmeninternen Debatten, Angebotsausarbeitung

oder Vertragsvergabe, getroffen sind

• Überwacht die Arbeitsleistung unserer Subunternehmer/Service-Vertragspartner um die Erfüllung vertraglicher

Vereinbarungen. Dies beinhaltet die Legalität der Verträge und die Übereinstimmung mit den Regularien der U.S.

Regierung (z.B. FAR/DFARS)

• Leitet vertragsrelevante Informationen innerhalb des Vertragswesens von Vectrus weiter; dies betrifft sowohl

Vertragsstatus, Konformität, Nachträge, Abweichungen, Verhandlungen, und Auflösung/Kündigung von Verträgen

• Unterstützt bei der Weiterentwicklung von Vertragsverwaltungs-Abläufen nach Konzerngrundsätzen und

Verfahrensanweisungen, in Beachtung der geltenden Gesetze, der Kundenwünsche und gutem Geschäftssinn

• Erstellt und korrigiert andere interne Formblätter und Dokumente; erledigt Korrespondenz (Briefe, Aktennotizen

usw.) in Englisch und Deutsch wenn notwendig

• Analysiert und überwacht die Kosten der erhaltenen Mittel aus verschiedenen Kostenstellen (Dienstleistungen,

Material u. a.)

• Befolgt die internen Vorgehensweisen und arbeitet nach FAR/DFARS sowie DIN, EN, UVV und ISO Normen

• Ist verantwortlich für die Abwicklung von PWOs (Performance Work Orders) und die Verträge mit

Leiharbeiterfirmen (Personal Leasing) sowie alle Service relevanten Verträge; hat die Befugnis Arbeiten innerhalb

der Abteilung nach Vorgaben vom Management zu delegieren

• Ist hervorragend im Umgang mit gängigen Microsoft Produkten

• Assistiert dem / der Manager/in Vertragsverwaltung in Vertragsrelevanten Verhandlungen, der Durchführung und

der Verwaltung von hochkomplexen Projekten/Beschaffungen in Ausführung von US Army Anforderungen.

Jede/r Arbeitnehmer/in hat neben den in dieser Stellenbeschreibung aufgeführten Tätigkeiten auf Weisung ihres/seines

Vorgesetzten andere Tätigkeiten auszuführen, die dem Wesen nach zu ihrem/seinem Arbeitsplatz gehören oder

betrieblich notwendig sind.

Erforderliche Qualifikationen:

• Hochschulreife

• Wirtschaftsabschluss ODER eine abgeschlossenen Berufsausbildung im kaufmännischen/administrativen

Bereich (Vorzugsweise Industriekauffmann/-frau oder Bankkaufmann/-frau) oder mindestens 3 Jahre

Berufserfahrung in gleichwertigem Arbeitsfeld

• Besitz eines gültigen Führerscheines Klasse B ist erforderlich

• Muss geistig und körperlich in der Lage sein, sämtliche Aufgaben zu erfüllen

• Hinreichende Erfahrung in der "Federal Acquisition Regulation (FAR)" sowie in der "Department of Defense

Acquisition Regulation (DFARS)"

• Muss Problemlösungsfähigkeiten und Verhandlungsgeschick unter Beweis stellen können

• Vorzugsweise solide Kenntnisse im Vectrus Einkaufsprozess; von Bestellanforderung bis Vergabeverfahren

• Fähigkeiten für Dringlichkeitsempfindung und Termintreue der Fristen

• Fähigkeiten und Bereitschaft im Team zu arbeiten

• Bereitschaft zur Teilnahme und erfolgreiche Absolvierung erforderlicher Einkaufsschulungen; online oder im

Unterricht

• Englisch und Deutsch: Fließend in Wort und Schrift (Stufe 4)

Weitere Verantwortlichkeiten:

Arbeitsumgebung, Körperliche Anforderungen und Geistige Anforderungen:
Während der Ausführung der Tätigkeiten in dieser Position ist der/die Mitarbeiter/in häufig verpflichtet zu gehen; die Hände zum Greifen, Führen oder Tasten zu benutzen; mit den Händen und Armen zu greifen; zu sprechen oder zu hören sowie zu riechen oder zu schmecken.
Erforderlich sind außerdem das Arbeiten auf Leitern, Gerüsten und Plattformen, Stehen, Bücken und Arbeiten in engen Bereichen; das Heben und Tragen von Werkzeugen und Ausrüstung, die gelegentlich mehr als 40 Pfund (ca. 18 kg) wiegen können.
Zu den spezifischen Sehanforderungen gehören Nahsicht, Fernsicht, Farbsehen, peripheres Sehen sowie die Fähigkeit, den Fokus anzupassen.
Während der Ausführung der Tätigkeiten ist der/die Mitarbeiter/in häufig beweglichen mechanischen Teilen ausgesetzt und gelegentlich nassen und/oder feuchten Bedingungen; großen Höhen; Dämpfen oder Partikeln in der Luft; giftigen oder ätzenden Chemikalien; Außenwetterbedingungen; extremer Kälte; extremer Hitze; sowie dem Risiko elektrischer Schläge. Der Geräuschpegel in der Arbeitsumgebung ist in der Regel moderat.

Weitere Verantwortlichkeiten:

Sicherheit - Amentum fördert eine Sicherheitskultur, in der alle Mitarbeitenden die Verantwortung dafür tragen, kontinuierlich eine sichere Arbeitsumgebung zu entwickeln und aufrechtzuerhalten. Jede Person ist dafür verantwortlich, alle Trainingsanforderungen zu erfüllen, Aufgaben der Selbst- und Kameradenhilfe wahrzunehmen, an Notfallmaßnahmen teilzunehmen und in Sicherheitskomitees und -teams mitzuwirken.

Qualität - Qualität ist die Grundlage für die Führung unseres Unternehmens und der Eckpfeiler unseres Ziels der Kundenzufriedenheit. Es ist unsere Richtlinie, konsequent Dienstleistungen bereitzustellen, die den Erwartungen der Kundschaft entsprechen. Dementsprechend muss jede Person der Amentum-Qualitätspolitik folgen und ihre Aufgaben in Übereinstimmung mit den geltenden Amentum-Qualitätssystemdokumenten und Kundenverträgen erfüllen. Jede Person muss ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Bereich Qualitätsmanagement und Kundenzufriedenheit lesen und verstehen.

Einhaltung von Verfahren - Jede Person muss die allgemeinen und spezifischen betrieblichen, sicherheitsbezogenen, qualitätsbezogenen und umweltbezogenen Anforderungen aller für ihre Tätigkeit relevanten Pläne, Verfahren und Richtlinien lesen, verstehen und umsetzen.

Job Description

• Works as Subcontract Administrator in the Purchasing/Contract Administration Department

• Manages the Purchasing/Procurement Department largely independently and in consultation with the supervisor

Functional leadership and further development of the Purchasing/Procurement Department

Job Responsibilities:

• Analyzes and reviews solicitations, advises management on risk issues, and ensures that proposals are submitted correctly and on time

• Supports contract negotiations for new orders in order to obtain the best possible price and the best possible terms in the interest of the corporation

• Ensures that all contractual arrangements are made in advance of internal company discussions, proposal preparation or contract award

• Monitors the performance of our subcontractors/service contractors to ensure fulfillment of contractual agreements. This includes the legality of the contracts and compliance with US Government regulations (e.g., FAR/DFARS)

• Forwards contract-related information within Vectrus contract administration; this concerns contract status, compliance, modifications, deviations, negotiations, and termination/cancellation of contracts

• Supports the further development of contract administration processes in accordance with corporate principles and procedural instructions, in compliance with applicable laws, customer requirements and sound business sense

• Prepares and corrects other internal forms and documents; handles correspondence (letters, file notes, etc.) in English and German when necessary

• Analyzes and monitors the costs of funds received from various cost centers (services, materials, etc.)

• Follows internal procedures and works in accordance with FAR/DFARS as well as DIN, EN, UVV and ISO standards

• Is responsible for processing PWOs (Performance Work Orders) and contracts with temporary staffing companies (personnel leasing) as well as all service-related contracts; has authority to delegate work within the department in accordance with management guidance

• Is excellent in the use of common Microsoft products

• Assists the Contract Administration Manager in contract-related negotiations and in the execution and administration of highly complex projects/procurements in fulfillment of US Army requirements.

In addition to the activities listed in this job description, every employee must perform, as directed by his/her supervisor, other activities that by their nature belong to his/her position or are operationally necessary.

Required Qualifications:

• University entrance qualification

• Degree in business OR completed vocational training in the commercial/administrative field (preferably industrial clerk or bank clerk) or at least 3 years of professional experience in an equivalent field

• Possession of a valid Class B driver's license is required

• Must be mentally and physically able to perform all tasks

• Sufficient experience with the Federal Acquisition Regulation (FAR) and the Defense Federal Acquisition Regulation Supplement (DFARS)

• Must be able to demonstrate problem-solving and negotiation skills

• Preferably sound knowledge of the Vectrus purchasing process, from purchase requisition to award procedure

• Sense of urgency and ability to meet deadlines

• Ability and willingness to work in a team

• Willingness to attend and successfully complete required purchasing training, online or in the classroom

• English and German: fluent, spoken and written (Level 4)

Other Responsibilities:

Work Environment, Physical Demands, and Mental Demands:

While performing the duties of this job the employee is frequently required to walk; use hands to finger, handle, or feel; reach with hands and arms; talk or hear; and taste or smell. Requires climbing on ladders, scaffolding, and platforms standing, bending, and working in cramped areas; lifting and carrying tools and equipment which occasionally may weigh over 40 pounds. Specific vision abilities required by this job include close vision, distance vision, color vision, peripheral vision, and the ability to adjust focus. While performing the duties of this job, the employee is frequently exposed to moving mechanical parts. The employee is occasionally exposed to wet and/or humid conditions; high, precarious places; fumes or airborne particles, toxic or caustic chemicals; outside weather conditions; extreme cold; extreme heat; risk and risk of electrical shock. The noise level in the work environment is usually moderate.

Other Responsibilities:

Safety - Amentum enforces a safety culture whereby all employees have the responsibility for continuously developing and maintaining a safe work environment. As appropriate, each employee is responsible for completing all training requirements and fulfilling all self-aid/buddy aid responsibilities, participating in emergency response tasks and serving on safety committees and teams.

Quality - Quality is the foundation for the management of our business and the keystone to our goal of customer satisfaction. It is our policy to consistently provide services that meet customer expectations. Accordingly, each employee must conform to the Amentum Quality Policy and carry out job activities in compliance with applicable Amentum Quality System documents and customer contracts. Eachemployee must read and understand his/her Quality Management and Customer Satisfaction responsibilities.

Procedure Compliance - Each employee must read, understand and implement the general and specific operational, safety, quality and environmental requirements of all plans, procedures and policies pertaining to his/her job.

Compensation Details:
Salary

The compensation range or hourly rate listed for this position is provided as a good-faith estimate of what the company intends to offer for this role at the time this posting was issued. Actual compensation may vary based on factors such as job responsibilities, education, experience, skills, internal equity, market data, applicable collective bargaining agreements, and relevant laws.

Benefits Overview:

Our health and welfare benefits are designed to support you and your priorities. Offerings include:

• Health, dental, and vision insurance
• Paid time off and holidays
• Retirement benefits (including 401(k) matching)
• Educational reimbursement
• Parental leave
• Employee stock purchase plan
• Tax-saving options
• Disability and life insurance
• Pet insurance

Note: Benefits may vary based on employment type, location, and applicable agreements. Positions governed by a Collective Bargaining Agreement (CBA), the McNamara-O'Hara Service Contract Act (SCA), or other employment contracts may include different provisions/benefits.

Original Posting:
10/21/2026 - Until Filled
Amentum anticipates this job requisition will remain open for at least three days, with a closing date no earlier than three days after the original posting. This timeline may change based on business needs.

Amentum is proud to be an Equal Opportunity Employer. Our hiring practices provide equal opportunity for employment without regard to race, sex, sexual orientation, pregnancy (including pregnancy, childbirth, breastfeeding, or medical conditions related to pregnancy, childbirth, or breastfeeding), age, ancestry, United States military or veteran status, color, religion, creed, marital or domestic partner status, medical condition, genetic information, national origin, citizenship status, low-income status, or mental or physical disability so long as the essential functions of the job can be performed with or without reasonable accommodation, or any other protected category under federal, state, or local law. Learn more about your rights under Federal laws and supplemental language at Labor Laws Posters.