Mitarbeiter für das Sekretariat (m/w/d) in Eschborn, Deutschland

Eschborn ist eine Stadt in der pulsierenden Region Rhein-Main, die über eine hohe Lebensqualität verfügt. Etwa 600 Kollegen (m/w/d) gestalten bei der als „Familienfreundlicher und gesunder Arbeitgeber“ anerkannten Stadtverwaltung die Zukunft unserer Stadt mit. Werden auch Sie ein Teil unseres Teams:

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Fachbereich Planen und Bauen einen

Mitarbeiter für das Sekretariat (m/w/d)

unbefristet in Vollzeit (39 Stunden/Woche); je nach Qualifikation bis zur EG 7 TVöD/VKA

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

• Allgemeine Vorzimmertätigkeiten für die Fachbereichsleitung (Postbearbeitung, Terminkoordination, Korrespondenz aller Art)
• Erstellung und Prüfung von Magistratsvorlagen
• Organisation und Betreuung des Bau- und Umweltausschusses (bspw. Einladung, Aufbereitung von Sitzungsunterlagen, Nachbereitung von Sitzungen, Erstellen von Beschlussauszügen)
• Haushaltssteuerung und Budgetüberwachung (z. B. Haushaltsüberwachung, Budgetcontrolling, Bearbeitung und Anweisung von Rechnungen)
• Vertragsmanagement (Erstellung und Prüfung von Verträgen)
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren
• Erstellung von Bescheiden (u. a. im Bereich Wasser, Kanal und Straße sowie im Bereich Vorkaufsrecht) und Quartalsabrechnungen

Was Sie mitbringen müssen:

• Abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer qualifizierten Vorzimmer-, Sekretariats- oder Assistenzfunktion
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Sicheres Anwenderwissen im Umgang mit den gängigen Softwareprogrammen (z. B. MS-Office)
• Bereitschaft, sich rasch in neue EDV-Programme einzuarbeiten
• Einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und einschlägiger Fach- bzw. Finanzsoftware sowie die Fähigkeit, sich rasch in neue Programme einzuarbeiten
• Kenntnisse im kommunalen Haushalts-, Kassen- und Steuerrecht sowie in den relevanten gesetzlichen Vorschriften und kommunalen Satzungen
• Durchsetzungsvermögen, Verhandlungsgeschick, ein freundliches und zugleich bestimmtes Auftreten sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
• Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ausgeprägte Teamfähigkeit

Zudem wünschen wir uns von Ihnen:

• Einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und einschlägiger Fach- bzw. Finanzsoftware sowie die Fähigkeit, sich rasch in neue Programme einzuarbeiten
• Kenntnisse im kommunalen Haushalts-, Kassen- und Steuerrecht sowie in den relevanten gesetzlichen Vorschriften und kommunalen Satzungen
• Durchsetzungsvermögen, Verhandlungsgeschick, ein freundliches und zugleich bestimmtes Auftreten sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
• Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ausgeprägte Teamfähigkeit

Unser Angebot:

• Aufbau einer attraktiven Zusatzversorgung (Betriebsrente)
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf und Übernahme von Kinderbetreuungskosten für nicht schulpflichtige Kinder (max. 250 €/Monat/Kind)
• Alternierende Telearbeit im Rahmen innerdienstlicher Bestimmungen (nach erfolgter Einarbeitung bzw. bestandener Probezeit)
• Jahressonderzahlung
• Kostenfreies JobTicket Deutschland
• Zuwendung bei Jubiläen im öffentlichen Dienst ab 5 Jahren (gestaffelt in 250-€-Schritten bis max. 50 Jahre (5.000 €)); zusätzlich je einen Tag Dienstbefreiung bei einer Zugehörigkeit von 25 bzw. 40 Jahren
• Betriebliche Gesundheitsförderung mit jährlichem Gesundheitsprogramm und Zuschüssen zur hausintern angebotenen Massage
• Zinsloses, lohnsteuer- und sozialabgabenfreies Arbeitgeberdarlehen i. H. v. bis zu 2.600 € für den Kauf eines (Elektro-)Fahrrads
• Vielfältige Programme zur Fort- und Weiterbildung
• Nutzung der Vorteilsplattform „benefits.me“ mit attraktiven Deals und Rabatten namhafter Marken und Unternehmen
• Mehr dazu unter https://jobeax.com/link/rqASsFRjYUD87dOn

Weitere Infos:

• Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit zur Teilzeitbeschäftigung
• Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen bevorzugt
• Ausdrücklich erwünscht sind Bewerbungen aller Nationalitäten sowie von Frauen; bei gleicher Eignung werden Frauen nach Maßgabe des HGlG bevorzugt berücksichtigt
• Datenschutzhinweise unter https://jobeax.com/link/WQRMqNSqdsFQvq9m
• Ehrenamtsstärkung: Bewerbungen von aktiven Mitgliedern (m/w/d) der freiwilligen Feuerwehren, verbunden mit der Bereitschaft zur Teilnahme an den Einsatzdiensten der Freiwilligen Feuerwehr Eschborn während der Arbeitszeit, sind wünschenswert

Wir freuen uns, Sie kennenzulernen!

Bitte bewerben Sie sich bis zum 13.11.2026 unter Angabe der Kennziffer 45/26 über Interamt – das Stellenportal für den öffentlichen Dienst (bitte stellen Sie alle relevanten Nachweise zur Verfügung).

Kontakt für allgemeine Fragen: Frau Bancheri, Tel. 06196/490-219
Kontakt für Fachfragen: Herr Schilling, Tel. 06196/490-419