Founder's Associate (CEO & Business Operations) in Berlin, Deutschland

Wir suchen einen Founder’s Associate, der eng mit den Gründern und dem Management eines Deep-Tech-Unternehmens zusammenarbeitet, das KI-basierte Wahrnehmungssysteme für Robotik und sicherheitskritische Anwendungen entwickelt.

Die Position verbindet CEO Office, Business Operations, Executive Support und strategische Projekte .

Du unterstützt dort, wo Informationen strukturiert, Entscheidungen vorbereitet und Themen konsequent zum Abschluss gebracht werden müssen: bei der Vorbereitung eines Pitch Decks für Investoren, beim Follow-up nach einem Kundengespräch, bei der Aufbereitung von Management-Informationen oder bei der Umsetzung interner Prozesse.

Gleichzeitig gehören auch operative Themen wie vorbereitende Finanzbuchhaltung, Rechnungsmanagement, CRM-Pflege, Inventarverwaltung oder die Koordination externer Dienstleister zum Alltag.

Das ist weder eine klassische Assistenzrolle noch eine reine Strategierolle.

Gesucht wird jemand, der Verantwortung übernehmen möchte, gerne unterschiedliche Themen zusammenführt und sowohl mit Management-Präsentationen als auch mit operativen Details umgehen kann.

Mit zunehmender Erfahrung übernimmst Du klar definierte Workstreams, Projekte und operative Prozesse eigenständig.

Aufgaben

CEO Office & Founder Support

Du arbeitest eng mit Gründern und Management an operativen, kommerziellen und strategischen Themen.

Du bereitest Meetings mit Kunden, Partnern und Investoren vor, strukturierst relevante Informationen und erstellst Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen und Management-Updates.

Nach Meetings stellst Du sicher, dass Entscheidungen, Verantwortlichkeiten und nächste Schritte dokumentiert und konsequent nachverfolgt werden.

Dabei entwickelst Du zunehmend ein gutes Verständnis dafür, welche Informationen das Management benötigt, um schnell und fundiert entscheiden zu können.

Pitch Decks, Research & strategische Projekte

Du unterstützt bei der Erstellung und Weiterentwicklung von Pitch Decks, Investorenunterlagen und Management-Präsentationen.

Du recherchierst Märkte, Wettbewerber, potenzielle Kunden, Partner und neue Geschäftsmöglichkeiten und bereitest die Ergebnisse strukturiert auf.

Im Rahmen von Fundraising, strategischen Partnerschaften oder wichtigen Kundenprojekten unterstützt Du bei Vorbereitung, Koordination und Follow-up.

Mit zunehmender Erfahrung kannst Du klar abgegrenzte strategische Projekte selbstständig koordinieren.

Sales & Commercial Operations

Du sorgst dafür, dass Leads, Kundenkontakte und vereinbarte nächste Schritte aus Sales- und Business-Development-Gesprächen konsequent weiterverfolgt werden.

Du hältst CRM-Daten aktuell, unterstützt bei Kundenterminen und Angeboten und bereitest Account-Recherchen, Pipeline-Übersichten und kommerzielle Unterlagen vor.

Mit zunehmender Erfahrung kannst Du einzelne kommerzielle Workstreams oder Projekte eigenständig übernehmen.

Finance & Administration

Du unterstützt bei der vorbereitenden Finanzbuchhaltung sowie bei der Zusammenarbeit mit internen und externen Finance-Stakeholdern.

Dazu gehören insbesondere die strukturierte Erfassung und Verwaltung von Rechnungen, Belegen und finanzrelevanten Unterlagen sowie Invoice Tracking und Lieferantendokumentation.

Du hilfst dabei, offene administrative Themen transparent zu halten und konsequent nachzuverfolgen.

Du musst kein Buchhalter sein. Ein sorgfältiger Umgang mit Zahlen, Dokumenten und finanziellen Informationen ist jedoch essenziell.

Business Operations

Du unterstützt das Management – insbesondere den COO – bei der Umsetzung und Weiterentwicklung interner Abläufe.

Dazu gehören unter anderem Asset- und Inventarverwaltung, Procurement und Vendor Management, operative Dokumentation, interne Register sowie die Koordination externer Dienstleister.

Du hilfst dabei, bestehende Prozesse zuverlässig auszuführen, Schwachstellen früh zu erkennen und Verbesserungen vorzubereiten.

Wo Abläufe unnötig manuell sind, sollst Du nicht einfach zusätzliche Arbeit übernehmen, sondern gemeinsam mit den jeweiligen Verantwortlichen überlegen, wie Prozesse vereinfacht, digitalisiert oder automatisiert werden können.

Mit zunehmender Erfahrung kannst Du klar definierte operative Prozesse und Projekte eigenständig verantworten.

Qualifikation

Must Have

1. Fließendes Deutsch und Englisch

Du kannst sowohl intern als auch gegenüber Kunden, Partnern und externen Stakeholdern sicher und professionell kommunizieren.

2. 1–4 Jahre relevante Berufserfahrung

Beispielsweise in einem Startup, Scale-up, CEO Office, Business Operations, Consulting, Venture Development, Projektmanagement oder einer vergleichbaren generalistischen Rolle.

3. Sehr gute Organisations- und Umsetzungskompetenz

Du kannst mehrere Themen parallel strukturieren, Prioritäten erkennen und Aufgaben zuverlässig zum Abschluss bringen.

4. Sicherer Umgang mit Business-Tools und Informationen

Du kannst professionell mit Präsentationen, Tabellen, Dokumenten und digitalen Tools arbeiten und komplexe Informationen verständlich aufbereiten.

5. Hands-on-Mentalität und Ownership

Du bist bereit, sowohl an strategischen Projekten als auch an administrativen und operativen Aufgaben zu arbeiten, ohne dass Dir jeder einzelne Schritt vorgegeben werden muss.

Nice to Have

1. Pitch Decks & Fundraising

Erfahrung mit Pitch Decks, Fundraising, Investor Relations oder Management-Präsentationen.

2. Finance & Commercial Operations

Erfahrung mit CRM, vorbereitender Finanzbuchhaltung, Finance Operations oder kaufmännischen Prozessen.

3. Automatisierung & AI Tools

Erfahrung mit Prozessautomatisierung, AI Tools, No-Code-Lösungen oder modernen SaaS-Plattformen.

4. Deep-Tech-Interesse

Interesse oder erste Erfahrung im Umfeld von Artificial Intelligence, Computer Vision, Robotics, Autonomous Systems oder Deep Tech.

Benefits

• 30 Tage Urlaub
• Job Ticket
• Urban Sports Club
• Direkte Zusammenarbeit mit Gründern und Management
• Frühe Verantwortung für eigene Projekte und Prozesse
• Breiter Einblick in Fundraising, Sales, Finance und Business Operations
• Möglichkeit, interne Prozesse mit modernen AI-, Automation- und SaaS-Tools aktiv mitzugestalten

Die Rolle ist darauf ausgelegt, dass Du schrittweise mehr Verantwortung übernimmst.

Zu Beginn unterstützt Du vor allem bei Koordination, Analysen, Administration und Follow-ups.

Mit zunehmender Erfahrung übernimmst Du eigene Workstreams, Prozesse und Projekte.

Abhängig von Deinen Stärken und der Entwicklung des Unternehmens kann sich die Position langfristig beispielsweise in Richtung Chief of Staff, Business Operations oder Strategic Projects entwickeln.

Wenn Du Lust darauf hast, nah an unternehmerischen Entscheidungen zu arbeiten, Verantwortung zu übernehmen und gleichzeitig keine Scheu vor den operativen Details hast, die ein Unternehmen tatsächlich am Laufen halten, lass uns sprechen.