Standort: Frankfurt am Main (1-2 mal pro Woche)/ remote
Umfang: ca. 20 Stunden pro Woche

INSIGNION ist eine Management- und Technologieberatung mit den Schwerpunkten Management Consulting, SAP Solutions sowie Legal & Compliance.

Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir eine strukturierte, kommunikative und unternehmerisch denkende Persönlichkeit, die uns im Tagesgeschäft entlastet, operative Verantwortung übernimmt und Themen eigenständig vorantreibt. Dabei wünschen wir uns jemanden, der nicht nur Aufgaben erledigt, sondern Prozesse hinterfragt, eigene Ideen einbringt und die Weiterentwicklung unseres Unternehmens aktiv mitgestaltet.

Aufgaben

Eigenverantwortliche Übernahme wiederkehrender operativer Aufgaben der Geschäftsführung, um Freiräume für strategische Themen zu schaffen
Übernahme und Weiterentwicklung bestehender Prozesse: Du sorgst zunächst für reibungslose Abläufe, identifizierst mittelfristig Optimierungspotenziale und treibst langfristig die Automatisierung geeigneter Prozesse mithilfe moderner KI-Tools voran
Aktive Mitwirkung an der Unternehmensentwicklung, indem du Chancen erkennst, neue Ideen einbringst und eigene Vorschläge mutig und konstruktiv vorantreibst
Unterstützung des laufenden Geschäftsbetriebs:
Nachhalten von Aufgaben, Fristen, Beschlüssen und offenen Punkten
Übernahme von Themen im Bereich Rechnungswesen (Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Spesen- und Reisekostenabrechnungen, Kreditkarten etc.)
Unterstützung in der Personaladministration und -abrechnung
Koordination interner und externer Abstimmungen
Organisation von Workshops, Kunden- und Firmenevents
Unterstützung bei organisatorischen und Marketing-Themen

Qualifikation

Was uns wichtig ist

Du organisierst nicht nur, sondern denkst mit und voraus.

Du behältst den Überblick über offene Themen, erkennst, wo Entscheidungen oder Rückmeldungen fehlen, und sorgst dafür, dass Aufgaben zuverlässig zum Abschluss gebracht werden.

Du übernimmst wiederkehrende Aufgaben eigenständig, hinterfragst bestehende Abläufe und hast Freude daran, Dinge einfacher, effizienter und besser zu machen. Dabei wartest du nicht darauf, dass dir jeder nächste Schritt vorgegeben wird, sondern bringst eigene Ideen ein und sprichst Verbesserungspotenziale aktiv an.

Du möchtest nicht nur verwalten, sondern mitgestalten – und hast Lust, gemeinsam mit der Geschäftsführung die nächsten Entwicklungsschritte von INSIGNION voranzubringen.

Das bringst du mit

Kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation
Idealerweise Erfahrung im Assistenz-, Projektmanagement- oder Beratungsumfeld
Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Aufgaben eigenständig zum Abschluss zu bringen
Unternehmerisches Denken, Eigeninitiative und den Mut, eigene Vorschläge einzubringen
Sicheres und professionelles Auftreten
Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
Sicherer Umgang mit Microsoft Office und idealerweise Erfahrungen mit Atlassian Tools (JIRA / Confluence)
Erfahrungen mit digitalen Tools, Prozessoptimierung und dem praktischen Einsatz von KI
Hohe Diskretion und Hands-on-Mentalität

Benefits

Das bieten wir dir

Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege
Viel Eigenverantwortung und echten Gestaltungsspielraum
Die Möglichkeit, operative Abläufe eigenständig zu verantworten und nachhaltig zu verbessern
Die Chance, moderne KI-Anwendungen einzusetzen und die Automatisierung interner Prozesse aktiv mitzugestalten
Aktive Einbindung in die Weiterentwicklung unseres Unternehmens
Flexible Arbeitszeiten bei ca. 20 Wochenstunden
Moderne Arbeitsmittel und digitale Prozesse
Abwechslungsreiche Aufgaben mit Einblick in viele Unternehmensbereiche
Ein persönliches Arbeitsumfeld, in dem eigene Ideen ausdrücklich willkommen sind

Du bist ein Organisationstalent, denkst einen Schritt voraus und bringst Themen gerne ins Ziel?

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!

Executive Assistant (m/w/d) in Teilzeit

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