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Als Document Controller (m/w/d) am LNG-Terminal stellen Sie die Integrität, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit aller kontrollierten Dokumente sicher.

Sie verantworten strukturierte Dokumentenprozesse, unterstützen die Fachbereiche bei der Erstellung und Pflege von Dokumentationen und stellen sicher, dass alle Unterlagen gemäß internen Vorgaben, Qualitätsstandards und gesetzlichen Anforderungen verwaltet werden.

Damit leisten Sie einen entscheidenden Beitrag zur Auditfähigkeit, Compliance und zur Sicherstellung der Betriebsgenehmigung des Terminals.

Ihre Aufgaben

Dokumentenmanagement & Systeme

Sie verwalten das Dokumentenmanagementsystem (EDMS/DMS) und stellen sicher, dass alle Dokumente korrekt, aktuell und versioniert vorliegen
Sie führen das Master Document Register (MDR/MDL) einschließlich Dokumentennummer, Revision, Status, Verantwortlichkeit und Fälligkeit und gleichen es regelmäßig mit den vertraglichen Dokumentenlisten ab
Sie prüfen eingehende Dokumente formal auf Nummerierung, Revision, Metadaten, Lesbarkeit und Vollständigkeit und leiten sie an die fachlich zuständigen Prüfer weiter; die technische Bewertung und Freigabe verbleiben bei den Fachbereichen
Sie steuern Dokumentenprozesse von Erstellung über Prüfung und Freigabe bis zur Archivierung
Sie registrieren und versenden Transmittals, überwachen Prüffristen und Rückläufe, dokumentieren Kommentare und Re-submittals und stellen die nachvollziehbare Verteilung der gültigen Revision sicher
Sie unterstützen Fachbereiche bei der Erstellung, Formatierung und Aktualisierung von Dokumenten, Vorlagen und Arbeitsanweisungen

Dokumentation, Qualität & Compliance

Sie stellen sicher, dass alle Dokumente internen Vorgaben, Qualitätsstandards (z. B. ISO 9001) und regulatorischen Anforderungen entsprechen
Sie führen regelmäßige Dokumentenprüfungen durch und sichern Vollständigkeit, Konsistenz und korrekte Klassifizierung
Sie registrieren und versenden Transmittals, überwachen Prüffristen und Rückläufe, dokumentieren Kommentare und Re-submittals und stellen die nachvollziehbare Verteilung der gültigen Revision sicher
Sie bereiten Dokumentationen für Audits, Inspektionen und behördliche Prüfungen vor
Sie koordinieren die formale Zusammenstellung der Lieferanten- und Auftragnehmerdokumentation, einschließlich Prüfberichten, Zertifikaten, ITP-/FAT-Unterlagen, Release Notes und Abschlussdossiers, soweit vertraglich gefordert

Koordination & Schnittstellen

Sie sind zentrale Ansprechperson für alle Themen rund um Dokumentenkontrolle
Sie koordinieren sich mit Fachbereichen, Projekten und externen Partnern zur strukturierten Dokumentenbereitstellung
Sie steuern den Dokumentenaustausch mit EPC-Auftragnehmern, Lieferanten und Prüforganisationen über die festgelegten Projektkanäle und dokumentieren Ein- und Ausgänge sowie Verteiler nachvollziehbar
Sie pflegen Dokumentenlisten, Verteilstrukturen und Ablagesysteme
Sie pflegen Dokumenten- und Korrespondenzregister mit Status, Fristen und Historie und führen während der Projektphase regelmäßige Abstimmungen mit Engineering, Quality, Expediting, Construction und Commissioning durch

Unterstützung des Qualitätsmanagements

Sie unterstützen die Pflege und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems
Sie stellen sicher, dass Dokumente, Abweichungen und Maßnahmen nachvollziehbar dokumentiert und archiviert sind
Sie unterstützen die geordnete Übergabe der technischen Enddokumentation und As-built-Unterlagen an Betrieb und Instandhaltung und verfolgen offene Dokumente bis zur vereinbarten Schließung

Schulung & Anwenderunterstützung

Sie unterstützen Mitarbeitende im Umgang mit Dokumentensystemen und -prozessen
Sie führen Einweisungen durch und unterstützen bei Fragen zu Struktur, Nutzung und Ablage

Reporting & Weiterentwicklung

Sie erstellen Kennzahlen und Auswertungen zur Dokumentenqualität und Prozessperformance
Sie berichten insbesondere zu fälligen und überfälligen Submittals, Prüfrückläufen, Wiederholvorlagen, Dokumentenlücken und Vollständigkeit der Übergabedossiers
Sie identifizieren Verbesserungspotenziale und unterstützen die Weiterentwicklung von Prozessen und Systemen

Was Sie mitbringen

Ausbildung & Erfahrung

Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, z. B. im Bereich Büromanagement, im Industriekaufwesen oder in einem vergleichbaren Ausbildungsberuf
Alternativ ein abgeschlossenes Studium, z. B. im Bereich Betriebswirtschaft, Wirtschaftsingenieurwesen oder Informationsmanagement
Oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. relevante Berufserfahrung im Dokumentenmanagement, z. B. als Document Controller (m/w/d), in der technischen Sachbearbeitung oder im Qualitätsmanagement
Erfahrung im Umgang mit technischer Dokumentation und strukturierten Dokumentenprozessen in einem industriellen oder projektorientierten Umfeld von Vorteil
Erfahrung in der Dokumentenkontrolle großer Anlagenbau- oder Energieprojekte sowie im Umgang mit Lieferanten- und EPC-Dokumentation ist von Vorteil
Erfahrung im Umgang mit Dokumentationsprozessen in einem technischen oder industriellen Umfeld von Vorteil

Fachliche Expertise

Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen (z. B. EDMS, DMS, SharePoint, SAP)
Verständnis für strukturierte Dokumentations- und Freigabeprozesse
Kenntnisse von Dokumentennummerierung, Revisions- und Statuscodes, Transmittals, MDR/MDL, Prüfläufen und technischen Übergabedossiers sind von Vorteil
Grundkenntnisse im Qualitätsmanagement (z. B. ISO-Strukturen) von Vorteil

Arbeitsweise & Kompetenzen

Sehr sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
Hohe Detailgenauigkeit und ausgeprägtes Organisationsvermögen
Sicherer Umgang mit digitalen Systemen und Dokumentationsstrukturen
Sicherer Umgang mit Excel für die Pflege, Auswertung und Nachverfolgung umfangreicher Dokumentenregister ist wünschenswert

Zusammenarbeit & Kommunikation

Gute Kommunikationsfähigkeit im Austausch mit unterschiedlichen Fachbereichen
Fähigkeit, komplexe Anforderungen verständlich zu strukturieren

Sprachen

Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das bieten wir Ihnen

Wir bieten Ihnen ein modernes Arbeitsumfeld mit Gestaltungsspielraum sowie attraktive, marktgerechte Rahmenbedingungen. Gerne geben wir Ihnen im persönlichen Austausch weitere Einblicke in unser Gesamtpaket.

Chancengleichheit ist für uns selbstverständlich

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Wir setzen uns für Chancengleichheit ein und stellen sicher, dass alle Bewerberinnen und Bewerber unabhängig von persönlichen Merkmalen fair und respektvoll berücksichtigt werden.

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Wichtig zu wissen

Aktuell befindet sich das Terminal bereits im Bau. Bitte bewerben Sie sich daher nicht für die laufende Bau- oder Projektphase, sondern für den späteren, dauerhaften Betrieb.

Wir möchten hier explizit mit Interessierten in den Austausch treten, die Lust haben, die Inbetriebnahme sowie danach dann den langfristigen Betrieb des Terminals zu organisieren und zu sichern.

Für Sie bedeutet das:
Sie begleiten den Übergang von der Fertigstellung in den operativen Betrieb und wirken dann aktiv daran mit, dass das Terminal langfristig zuverlässig läuft.

So geht es nach Ihrer Bewerbung weiter

Wir sichten Ihre Bewerbung zeitnah und sorgfältig.
Wir prüfen Ihre Unterlagen im Hinblick auf die ausgeschriebene Position sowie ggf. andere passende Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen. Bei Übereinstimmung kommen wir aktiv auf Sie zu, um die nächsten Schritte zu besprechen.

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