Assistenz / Backoffice (m/w/d) in Berlin, Deutschland

Über NAIRON

Für diese Position suchen wir ausschließlich Kandidat:innen mit Wohnsitz in Griechenland, Deutschland oder Österreich .

Die Nairon GmbH ist ein Schweizer Startup, das KI-Sprachagenten entwickelt, die für Unternehmen Telefonate annehmen und führen. Unsere Plattform führt Gespräche in Echtzeit, am Telefon und im Web, angebunden an die Telefonie und die Geschäftssysteme unserer Kunden. Wir legen Wert auf klare Kommunikation, durchdachte Lösungen und echte Zusammenarbeit.

Die Stelle ist in Teil- oder Vollzeit möglich.

Aufgaben

Als Assistenz / Backoffice bei der Nairon GmbH hältst du der Geschäftsführung und dem Team den Rücken frei. Deine Aufgaben:

• Du organisierst Kalender, Termine und Meetings, intern wie mit Kunden und Partnern.

• Du behältst die Buchhaltung im Blick: Belege sammeln, Rechnungen nachverfolgen, mit dem Treuhänder bzw. Steuerbüro abstimmen.

• Du übernimmst die Kommunikation mit Kunden und Accounts, etwa zu Verträgen, Rechnungen und Terminen.

• Du kümmerst dich um das Backoffice: Ablage, Verträge, Lieferanten, Bestellungen und Ausstattung.

• Du bereitest Unterlagen, Präsentationen und Protokolle vor.

• Du verbesserst unsere internen Abläufe und Vorlagen.

Anforderungen

Erfahrung: Erfahrung in Assistenz, Office Management oder Backoffice, gerne auch in einem Startup oder kleinen Unternehmen.

Fachliche Kenntnisse:

• Sicherer Umgang mit Office-Tools, Kalendern und Videokonferenzen.

• Grundverständnis von Buchhaltung und Rechnungswesen.

• Von Vorteil: Erfahrung mit CRM- oder Buchhaltungssoftware.

Kommunikation:

• Deutsch auf sehr hohem Niveau (C2) in Wort und Schrift ist Voraussetzung , da die Stelle vollständig auf Deutsch geführt wird.

• Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Persönliche Fähigkeiten:

• Zuverlässig, diskret und gut organisiert.

• Du arbeitest selbstständig und behältst auch bei vielen Themen den Überblick.

Benefits

• Flexibles Arbeiten: Arbeite vollständig remote oder aus einem Co-Working-Space – ganz wie es dir passt.

• Ausstattung: Firmenlaptop und Firmenhandy für alle Mitarbeitenden.

• Teamkultur: Ein kleines, agiles Team, in dem dein Beitrag direkt zählt.

• Entwicklung: Vielfältige Aufgaben in einem wachsenden Unternehmen, mit Raum für mehr Verantwortung.

Abschluss

Wenn du gerne organisierst und Ordnung in ein schnell wachsendes Team bringst, freuen wir uns auf deine Bewerbung.